Nieuw laboratoriuminformatiesysteem voor Diagnost-IQ
Succesvolle update dankzij strakke prioriteitenstelling
Met duaal opdrachtgeverschap van klinisch chemicus Eva Ebbing en bedrijfskundige Joep Steffes slaagde Diagnost-IQ erin om het out-of-support gaan van GLIMS 8 voor te blijven en tijdig de stap te zetten naar GLIMS 10. De nauwe betrokkenheid van LIS-leverancier Clinisys en de projectmanagementondersteuning van Curatec Consulting & Implementation waren hierbij van groot belang.
in de kop van Noord Holland
Probleemstelling
Diagnost-IQ heeft drie vestigingen in de kop van Noord-Holland. Door omstandigheden draaide het nog op GLIMS 8, dat per december 2024 out of support zou gaan. Een upgrade was al gestart, maar moest door tussenkomst van een ander project on hold worden gezet.
We zijn als laboratorium ISO 15189 gecertificeerd, dat geeft de verplichting dat het primaire proces van de datarapportage honderd procent geborgd moet zijn. Op het moment van out of support is dus sprake van een acuut probleem.
— Eva Ebbing, klinisch chemicus
Steffes: “In zeventig procent van alle behandelingen is laboratoriumdiagnostiek leidend. Het ziekenhuis en de patiëntenzorg zijn sterk van ons afhankelijk.”
Methodiek
Na afronding van de eerdere projecten werd in juni 2024 de upgrade opnieuw ter hand genomen. De beschikbare tijd was leidend, en de scope van wat binnen die tijd kon worden gerealiseerd is daarop aangepast.
Steffes: “Al eerder was het project voor de upgrade opgestart, met ondersteuning van een externe projectleider en Curatec Consulting & Implementation, omdat we zelf niet de projectmanagementskills bij een dergelijk groot en complex project in huis hadden. Toen het weer kon, was de externe projectleider niet meer beschikbaar. Curatec Consulting & Implementation nam het samen met onze interne projectleider Esther Romein ter hand. De inventarisatie van wat moest gebeuren was er al, maar vanwege de ontstane tijdsdruk moest daarin prioritering worden aangebracht.”
Ebbing: “Er was een lange wensenlijst en daarin moest flink worden gesneden. Dit is in overeenstemming met Clinisys en de verschillende stakeholders gebeurd, met een plan voor interne communicatie om uit te leggen waarom een deel van de upgrade direct werd uitgevoerd en andere delen pas in fase twee.”
Na een soortgelijk project op een andere locatie hadden we een extern lessons-learned-onderzoek laten uitvoeren. Drie geleerde lessen droegen bij aan dit upgrade-project: aandacht voor in- en externe communicatie, goed projectmanagement en ruimte voor een uitgebreide, integrale testfase.
— Joep Steffes, bedrijfskundige
Ebbing: “In een roadshow langs de drie ziekenhuizen hebben we uitleg gegeven over het project en over de keuze om vanwege de tijdsdruk as-is over te gaan en pas in tweede instantie vervolgstappen te zetten. We hebben onderzocht of we hiervoor voldoende inzetbaar personeel beschikbaar hadden, en de betrokkenen voorbereid op werken met GLIMS 10
Resultaten
Door gerichte prioritering is de overgang naar GLIMS 10 as-is binnen tijd en budget gerealiseerd. Het systeem functioneert, en de tijdsdruk die het naderende out-of-support van GLIMS 8 gaf is succesvol afgewend.
Steffes: “We hebben het project binnen tijd en binnen budget succesvol afgerond. In elke stuurgroep hebben we de verandercapaciteit van de mensen gemonitord en afgestemd of het werk paste binnen de planning. Een werkgroep communicatie en een uitgebreid draaiboek waarborgden dat betrokkenen zeker wisten dat we aan alles hadden gedacht om de verwachte risico’s in het proces te mitigeren.”
Ebbing: “De overstap naar GLIMS 10 stelt ons in staat om functionaliteiten in te bouwen die in GLIMS 8 niet mogelijk waren. Alles wat we in scope hadden gezet, hebben we kunnen realiseren.”
Vervolgstappen
Ebbing: “De volgende stappen zijn de database opschonen en nieuwe functionaliteiten implementeren om onze dienstverlening verder te verbeteren.”
Steffes: “Hierbij kiezen we voor een kortcyclische aanpak per vervolgstap. De situatie die we nu hebben bewerkstelligd laat dat toe, en we kunnen zo sneller resultaten bereiken.”
Meer weten over deze expertise? Neem contact op met Curatec.
