Bewezen partners, bewezen oplossingen, bewezen implementaties
Magentazorg koos voor een gecontroleerde route naar grootschalige vernieuwing: eerst de digitale basis op orde brengen, daarna de technologie uitgebreid testen en vervolgens stap voor stap opschalen. Samen met onze partners VANDERLAAN, IQ Messenger, Kepler en Evresys realiseerden we een geïntegreerd en merkonafhankelijk concept waarin alarmen op één smartphone samenkomen. Zo kunnen medewerkers sneller en gerichter handelen en is het aantal valse meldingen aanzienlijk verminderd.
Probleem
Verouderd en versnipperd
De domotica en telefonie bestonden uit verschillende, deels niet meer ondersteunde systemen die onvoldoende met elkaar samenwerkten.
Aanpak
Eerst testen, dan opschalen
Magentazorg bouwde eerst een stevige digitale basis en testte de nieuwe technologie vervolgens in een testruimte en op een kleinere zorglocatie.
Resultaat
Eén device, minder meldingen
Medewerkers ontvangen relevante alarmen op één smartphone, kunnen sneller handelen en ervaren minder valse meldingen.
ICT op de schop
Toen Jacco Vooijs bij Magentazorg begon, bleken de domotica en telefonie sterk verouderd. Voor beide omgevingen waren zeven of acht verschillende merken in gebruik, waarvan een groot deel niet meer door de leveranciers werd ondersteund.
Jacco en zijn team begonnen daarom bij de basis. Ze zorgden voor een goed netwerk, een goede digitale werkplek en de juiste digitale middelen voor medewerkers. Ook werden de applicaties geanalyseerd en teruggebracht tot een beperkt aantal platformapplicaties. Dat maakte integratie en data-uitwisseling eenvoudiger.
Vervolgens bracht Magentazorg de verdere wensen in kaart en formuleerde de organisatie duidelijke doelstellingen. Eén daarvan was een geïntegreerd concept waarbij medewerkers niet met verschillende devices hoefden rond te lopen. Alle meldingen moesten op één smartphone binnenkomen, zonder dat Magentazorg afhankelijk werd van één leverancier.
De gewenste omgeving moest verschillende functies ondersteunen, waaronder knoppen en trekschakelaars, dwaaldetectie en hals- en polszenders. Ook voor cliënten buiten het pand moest alarmering mogelijk zijn. Tegelijkertijd waren er nog vragen over nieuwere toepassingen, zoals valdetectie en valpreventie op basis van artificial intelligence. Magentazorg zag de mogelijkheden, maar realiseerde zich ook dat deze technologie nog volop in ontwikkeling was.
De strategie
Met de digitale basis op orde kon Magentazorg de volgende stap zetten. De organisatie koos daarbij bewust voor een strategie van bewezen partners, bewezen oplossingen en bewezen implementaties.
Magentazorg wist dat de gekozen oplossing direct op grote schaal moest kunnen worden toegepast. Na uitgebreid onderzoek en gesprekken binnen de directie werd besloten om een flinke sprong voorwaarts te maken en te kiezen voor een nieuw concept, ook al waren nog niet alle onderdelen daarvan volledig bewezen.
Het nemen van een risico in een concept dat nog niet helemaal bewezen is, wilden we afdekken met het kiezen voor een heel goede partner. En dat is Curatec geworden. – Jacco Vooijs
De keuze voor Curatec
De keuze viel op Curatec in samenwerking met VANDERLAAN. Onze bewezen staat van dienst, flexibiliteit en kennis van de zorg speelden daarbij een belangrijke rol. Magentazorg zocht geen grote, afstandelijke leverancier, maar een partner die kon meedenken en zich kon aanpassen aan de specifieke behoeften van de organisatie.
Door voor sterke en betrouwbare samenwerkingspartners te kiezen, wilde Magentazorg het risico van de investering in een nieuw concept beheersbaar maken. Niet alleen de techniek moest passen; ook de manier van samenwerken moest aansluiten bij de organisatie.
Van testruimte naar zorglocatie
Het traject begon in een gecontroleerde omgeving. Er werd een testruimte ingericht met een bed, het alarmeringsplatform en een slimme sensor. Zo kon worden onderzocht of de technologie in de praktijk deed wat ervan werd verwacht.
Daarna volgde een proof of concept op een kleinere locatie met een stabiel management en een vaste groep medewerkers. Tijdens deze fase moesten verschillende technische en gebruiksgerichte hindernissen worden genomen. De zorgmedewerkers waren aanvankelijk enthousiast, maar door problemen met de techniek en het gebruik nam dat enthousiasme tijdelijk af.
Juist toen kwam het erop aan. Magentazorg, Curatec en de betrokken partners bleven samen zoeken naar oplossingen. Zo ontstond een projectteam waarin de verschillende partijen elkaar steeds beter wisten te vinden en verantwoordelijkheden gezamenlijk oppakten.
Stap voor stap opschalen
Na de eerste pilot volgde een grotere locatie, waar de oplossing zich op grotere schaal moest bewijzen. Vooral binnen Magentazorg zelf werd uitgebreid gesproken over het ontwerp, maar uiteindelijk leverde dat een resultaat op waar de organisatie tevreden over was.
Daarna werd in hoog tempo een nieuw revalidatiecentrum opgeleverd. Hoewel ook daar technische uitdagingen speelden, verliep de implementatie uiteindelijk soepeler dan verwacht. Inmiddels wordt regelmatig een nieuwe locatie ingericht.
Dat tempo vraagt veel van de medewerkers van Magentazorg. Daarom blijft de organisatie kritisch kijken naar de snelheid waarmee nieuwe locaties worden aangesloten. Tegelijkertijd groeit het vertrouwen in de oplossing en de samenwerking.
We moeten nog heel veel uitzoeken, maar we beginnen echt op een punt te komen waarop we goud in handen hebben.
Ook andere zorgorganisaties tonen inmiddels interesse en komen bij Magentazorg kijken hoe de oplossing in de praktijk wordt ingezet.
Adoptie, adoptie en adoptie
Een technische oplossing werkt alleen als medewerkers ermee kunnen en willen werken. Daarom besteedt Magentazorg veel aandacht aan testen, trainen en begeleiden.
Medewerkers worden al tijdens het ontwerp betrokken en krijgen trainingen voordat een locatie live gaat. Rond de ingebruikname wordt floorwalking ingezet, waarbij begeleiders meerdere dagen aanwezig zijn tijdens de dag-, avond- en nachtdiensten. Zo kunnen vragen direct worden beantwoord en worden problemen snel gesignaleerd.
Deze werkwijze helpt om een complex traject zorgvuldig op de werkvloer te laten landen. Ook na de oplevering blijft enige nazorg nodig, maar de basis staat bij de ingebruikname stevig.
Korte lijnen, zichtbare verbeteringen
Jacco en zijn team hebben ervaren hoe belangrijk het is om nauw op te trekken met de partijen waarmee zij samenwerken. Dat gebeurt niet alleen tijdens implementaties, maar ook bij presentaties aan andere organisaties en bij gesprekken over nieuwe ontwikkelingen.
Een voorbeeld daarvan is de snelheid van de detectie. Magentazorg had geen behoefte aan extra functies, maar wilde dat bestaande detecties nauwkeuriger en sneller werden. Het signaleren van een cliënt die op de grond lag of rechtop in bed zat, duurde aanvankelijk ongeveer dertig seconden. Na overleg werd de technologie aangepast en kon deze tijd worden teruggebracht naar ongeveer tien seconden.
Door de communicatielijnen kort te houden, behield Magentazorg grip op het traject. Tegelijkertijd konden de betrokken partijen hun kennis samenbrengen om de oplossing verder te verbeteren.
Aan de slag op de werkvloer
Voor medewerkers is het systeem eenvoudig in gebruik. Alarmen komen binnen op een smartphone en kunnen direct worden geaccepteerd. Afhankelijk van de melding kan een medewerker zelf actie ondernemen, de melding aan een collega overlaten of deze laten escaleren.
Wanneer de situatie daarom vraagt, kan de medewerker via de beschikbare informatie beter beoordelen welke actie nodig is. Vooral voor de nachtdienst biedt dat voordelen. Medewerkers hoeven minder vaak onnodig een kamer binnen te gaan en het aantal valse meldingen is aanzienlijk afgenomen. Dat draagt bij aan meer rust voor zowel cliënten als medewerkers.
Samen een volwassen oplossing bouwen
Jacco kijkt terug op een intensief en uitdagend traject. Magentazorg en de betrokken partners hebben verschillende technische en organisatorische obstakels moeten onderzoeken en overwinnen. De organisatie koos er bewust voor om niet op afstand te blijven en de uitvoering volledig bij de leveranciers neer te leggen, maar om actief onderdeel te zijn van het projectteam.
Die gezamenlijke verantwoordelijkheid heeft niet alleen geleid tot een werkende oplossing, maar ook tot een hechte samenwerking. De technologie wordt steeds verder ontwikkeld en Magentazorg beschikt over een schaalbare basis waarop nieuwe locaties en toepassingen kunnen worden aangesloten.
Jacco is trots op het resultaat en op de mensen die eraan hebben meegewerkt:
We hebben zoveel dingen samen aangepakt en overwonnen. Dat schept een band.
Juist die combinatie van betrokkenheid, korte lijnen en gezamenlijke verantwoordelijkheid maakt dat Magentazorg en Curatec de oplossing ook in de toekomst verder kunnen blijven verbeteren.
Download
Laat je naam en e-mailadres achter en ontvang gratis een uitgebreid rapport over de toekomst van de zorg.
"*" geeft vereiste velden aan
